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Programa para guardar archivos adjuntos automáticamente Outlook (auto-guardar)

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Ultima Actualización del Artículo: Nov 2, 2016 @ 9:32 pm

Hace poco uno de nuestros clientes comenzó a enviar facturas electrónicas para realizar tramites por medio de correo electrónico, el cual envía aproximadamente 30 facturas por hora en correos separados cada una, el cual para la persona encargada de realizar sus tramites su trabajo se torno un tanto tedioso y le quitaba tiempo en estar guardando en la carpeta manualmente cada factura, el cual optamos por automatizar esto  ¿Cómo guardar archivos adjuntos automáticamente?.

Tenemos 2 soluciones para automatizarlo, una mediante un script de Visual Basic [Ver Articulo para hacerlo mediante Script] y otra mediante una aplicación.

¿Que solución tomamos Nosotros?

Decidimos utilizar la aplicación el cual es Attachment Save Add-In de Sperry Software el cual cuenta con una amplia gama de opciones y configuraciones útiles. Este no es gratuito pero su costo podría ahorrarnos tiempo y dinero a la larga.

¿Cómo se utiliza Attachment Save Add-In?

El programa lo podemos descargar, instalar y utilizar en versión de prueba durante 14 días para ver si satisface las necesidades que requerimos.

  • Primeramente, descargamos el programa e instalamos (se debe mantener Outlook cerrado durante la instalación)(auto-guardar) – Sitio Oficial
  • Una vez instalado abrimos Outlook y debemos ver una nueva pestaña con el nombre Sperry Software, el cual en esta se encuentra la configuración del programa (Boton Sperry Software). 
    attachment-save-add-in-sperry-software-outlook
  • Nos abrirá la siguiente ventana de configuración, primeramente en la sección izquierda (Installed Add-Ins) marcaremos Attachment Save (Guardar Adjunto) [Para activar la regla], Ahora en la sección derecha (Add-In Configuration – Overall Settings 1) seleccionaremos la carpeta o carpetas que vamos a estar monitoreando, en mi caso es el Inbox solamente (Lo configure en Choose Folder (Seleccionar Carpeta)) si requieres configurar varias carpetas para monitorear deberás configurarlas desde el botón Choose Multi Folder (Seleccionar multiples carpetas). Si deseas guardar archivos de cierto tipo selecciona la opción if Filename Matches (puedes usar *.Extensión de archivo Ej. *.XML). y también te muestra otras opciones para que sea de cierto contacto solamente (If “From:” Matches:), etc.Attachment Save Add-In - Sperry Software - Outlook - Conf1
  • Nos vamos a la siguiente ventana que es donde seleccionaremos la carpeta donde vamos a guardar los archivos, en mi caso va a ser en el escritorio de mi equipo, yo desactive la opción Mimic Outlook Folder Structure (Imitar estructura de carpetas de Outlook) [Esta opción te crea carpetas por ejemplo: XML\NuestroCorreo\Inbox\Sujeto] y en After Processing (Después de procesar) seleccione la opción Delete email (Eliminar Correo).  
    Attachment Save Add-In - Sperry Software - Outlook - Conf2
  • Esto es lo principal que debemos conocer para poner a funcionar el programa, pero también podemos explorar las demas opciones que tenemos en este.

Si deseamos probar la otra alternativa podemos Ver aquí el Articulo para hacerlo mediante Script.

 

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Mi nombre es Fernando, soy analista de sistemas actualmente trabajo en una empresa con mas de 200 empleados que utilizan equipo de computo al cual se les da soporte en el departamento. Uno de mis pasatiempos fuera de la empresa es escribir artículos para PortalMasTips donde documento los problemas, inquietudes y detalles interesantes que se presentan.

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