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Excel – Error “Hay demasiados formatos de celda diferentes”

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Ultima Actualización del Artículo: Oct 5, 2016

En la empresa nos han consultado usuarios que no pueden guardar el documento Excel porque les muestra un mensaje de error “Hay demasiados formatos de celda diferentes”, estos documentos en ocasiones son heredados de años atras y modificados por varias personas el cual cada quien agrega estilos diferentes (Por ejemplo: tipo de letra, tamaño, bordes, colores) el cual a lo largo ocasiona este error.

Too-Many-Different-Cell-Formats

Información en el sitio oficial de Microsoft mencionan que un documento aproximadamente 4.000 combinaciones diferentes de formatos de celda en Excel 2003 o 64.000 combinaciones diferentes en Excel 2007 y versiones posteriores. Una combinación se define como un conjunto único de elementos que se aplican a una celda de formato. Una combinación incluye todo el formato de fuente (por ejemplo: tipo de letra, tamaño de fuente, cursiva, negrita y subrayado), bordes (por ejemplo: ubicación, grosor y color), tramas de celda, número de formato, alineación y protección de celda

Nota: Si dos o más celdas comparten el mismo formato, utilizan una combinación de formato. Si hay diferencias de formato entre las celdas, cada celda utiliza una combinación diferente.

Soluciones 

Opción 1

Para limpiar formato a las celdas podemos utilizar complementos (Add Ins) el cual remueven duplicados y exceso de formatos, el cual con esto ya nos dara margen para continuar trabajando con el documento.

1.- Descargamos el siguiente Add In (Complemento) -Realizado por un tercero-.

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XSFormatCleaner 44.00 KB 1204 downloads

...

2.- Abrimos el documento al que vamos a eliminar las celdas en blanco.

3.- También abrimos el documento que descargamos XSFormatCleaner dando doble clic sobre este.

4.- Nos aparecerá un mensaje de alerta y le damos en Enable Macros (Habilitar Macros).Add in - Eliminar celdas en blanco5.- Se agregara una pestaña en la parte superior llamada ADD-INS, vamos a esta y damos clic en Clear Excess Formats in NOMBREDEARCHIVO. (Algunas ocasiones solo carga una opción, debemos nuevamente regresar al paso 3 sin cerrar el documento).Add in - Eliminar celdas en blanco (2)Ed6.- Al finalizar nos mostrara que se limpio el exceso de formato.Add in - Eliminar celdas en blanco (3)

7.- Guardamos y listo

Las pocas veces que lo hemos utilizado nos ha funcionado, pero llegamos a encontrar comentarios el cual no les funciono, el cual tambien han desarrollado otras aplicaciones que nos pueden ayudar con esto.

Opción 2

Estos complementos funcionan de la misma forma que el anterior pero varia en el método de limpieza.

1.- Descargamos el complemento de nuestra versión de Office a continuación.

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RemoveStyles Office 2007 - 2013 16.72 KB 533 downloads

...

Icon

RemoveStyles Office 2003 35.50 KB 135 downloads

...

2.- Abrimos el documento al que vamos a eliminar las celdas en blanco.

3.- También abrimos el documento que descargamos RemoveStyles dando doble clic sobre este.

4.- Nos aparecerá un mensaje de alerta y le damos en Enable Macros (Habilitar Macros).excel-add-in-demasiados-formatos-de-celda

 

5.- Nos aparecerá un botón o menu dependiendo la versión de Excel.remove-styles-47

 

6.- Una vez que finalice guardamos el documento y listo.

Opción 3

Sin descargar complementos podemos nosotros mismos depurar los formatos manualmente para esto tenemos varias opciones.

1.- Utilizar un tipo de letra estándar para el documento.

2.- Si utilizan bordes utilizar estos mismos en las demas, por ejemplo: si aplica bordes del lado derecho de la celda no es necesario aplicar borde del lado izquierdo de la siguiente celda  Ver Imagen 1 -a la columna G se aplico borde del lado derecho no es necesario aplicar borde a la columna H del lado Izquierdo-

Imagen 1excel-borde-ejemplo

3.- Si aplico patrones/fondos a las celdas hay que removerlos, para hacer esto seleccionamos las celdas clic derecho sobre estas > Formato de Celdas (Format Cells) > Relleno (Fill); seleccionamos Sin Color (No Color).

excel-remover-patronesfondos

 

4.- Hay que estandarizar los formatos del libro de calculo

5.- Una vez que finalicemos Guardamos, Cerramos el documento y abrimos nuevamente; ahora podremos continuar editando.

Otra Opciones

En XLGeek’s space desarrollaron una aplicación el cual recomiendan en un artículo de Microsoft, no la he utilizado la mencionamos ya que comentan que funciona bien. Ver Articulo.

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Mi nombre es Fernando, soy analista de sistemas actualmente trabajo en una empresa con mas de 200 empleados que utilizan equipo de computo al cual se les da soporte en el departamento. Uno de mis pasatiempos fuera de la empresa es escribir artículos para PortalMasTips donde documento los problemas, inquietudes y detalles interesantes que se presentan.

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