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Excel – Eliminar celdas en blanco (No utilizadas)

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Ultima Actualización del Artículo: Oct 5, 2016

Algunas ocasiones al estar manipulando una hoja de Excel agregamos sin darnos cuenta algún tipo de formato o información en celdas fuera de rango a las que estamos utilizando; esto sucede con frecuencia al copiar información -tal como tablas, columnas, etc.- y al momento de guardar nos damos cuenta que el documento incrementa significativamente su peso o también en algunas ocasiones nos marca un mensaje de “Memoria insuficiente”, o también otro tipo de comportamiento inusual el cual quitar el exceso de filas y columnas puede ayudarnos a resolver estos problemas.

Si nos despliega el Error: Excel cannot complete this task with available resources. Choose less data or close other applications. / Excel no puede completar esta tarea con los recursos disponibles. Elija menos datos o cierre otras aplicaciones. Excel - Out of Memory

También si el documento Excel incrementa significativamente su peso sin tener mucha información u otros comportamientos extraños, podemos eliminar las celdas en blanco para resolver algunos errores.

Nota: Antes de realizar cualquiera de los siguientes procesos se recomienda realizar una copia del documento para evitar perdidas de información.

Eliminar celdas en blanco y limpiar formato

Realizarlo automáticamente no siempre es recomendado ya que este puede no eliminar o limpiar todas las celdas necesarias, lo mejor es realizarlo manualmente ya que nosotros conocemos nuestro documento y sabemos con certeza donde finalizan las celdas utilizadas.

1.- Descargamos el siguiente Add In (Complemento) -Realizado por un tercero-.

Icon

XSFormatCleaner 44.00 KB 1204 downloads

...

2.- Abrimos el documento al que vamos a eliminar las celdas en blanco.

3.- También abrimos el documento que descargamos XSFormatCleaner dando doble clic sobre este.

4.- Nos aparecerá un mensaje de alerta y le damos en Enable Macros (Habilitar Macros).Add in - Eliminar celdas en blanco5.- Se agregara una pestaña en la parte superior llamada ADD-INS, vamos a esta y damos clic en Clear Excess Rows/Columns. (Algunas ocasiones solo carga la primera opción, debemos nuevamente regresar al paso 3 sin cerrar el documento)Add in - Eliminar celdas en blanco (2)Ed6.- Al finalizar nos mostrara que se limpio el exceso de formato (En ambas opciones muestra el mismo mensaje aun que debería ser exceso de renglones y columnas).Add in - Eliminar celdas en blanco (3)

7.- Guardamos y listo

Nota: En algunos documentos no logra limpiar el exceso de renglones y columnas cuando sea el caso se realizar el proceso manual a continuación se mostrara como.

Eliminar celdas en blanco y limpiar formato Manualmente

1.- Seleccionamos todas las columnas vacias hacia la derecha de la ùltima columna que tiene datos; lo podemos hacer seleccionando las cabeceras; esto lo hacemos:

1.1.- Damos clic sobre el encabezado de la primer columna vacia para seleccionarla toda y CTRL + SHIFT + Flecha a la derecha para seleccionar el resto de las columnas a la derecha de la primer columna vacia Ver: Imagen 1 (Asegurándonos que en realidad no tenga información; podemos verificar posicionándonos en la primer celda de la columna y presionar las teclas CTRL + Flecha abajo [o Flecha Izquierda para los renglones] si esta finaliza en el renglón 65536 en Excel 97 al 2003 o en el renglón 1048576 en Excel 2007 en adelante la columna esta vacia Ver: Imagen 2 de lo contrario se detendrá en la celda que tenga información Ver: Imagen 3)

Imagen 1imagen-1-eliminar-celdas-en-blanco

Imagen 2imagen-2-eliminar-celdas-en-blanco

Imagen 3imagen-3-eliminar-celdas-en-blanco

 2.- En el Menu Editar (Edit) (versiones de Excel 97 – 2003) o Inicio (Home) [Versión Excel 2007 – en adelante] damos clic en Borrar Todo (Clear All).excel-borrar-todo

Nota: Si no se elimina completamente el formato/información tendra que dar clic derecho Eliminar (Delete) para remover completamente la celdas.

3.- Ahora para limpiaremos los renglones el cual sera un proceso similar al anterior. Damos clic sobre el encabezado del primer renglón vacio para seleccionarlo todo y CTRL + SHIFT + Flecha a bajo para seleccionar el resto de los renglones abajo del primer renglón vacio (Asegurándonos que este vacio de la forma mencionada en el paso 1.1).ejemplo-excel-seleccion-renglon

4.- En el Menu Editar (Edit) (versiones de Excel 97 – 2003) o Inicio (Home) [Versión Excel 2007 – en adelante] damos clic en Borrar Todo (Clear All).

5.- Guardamos el archivo, cerramos y abrimos nuevamente.

6.- Verificamos nuestro trabajo, nos posicionamos en la primer celda [A:1] Ver: Imagen 4, presionamos las teclas CTRL + END (Fin) esto nos llevara a la ultima celda con formato o información Ver: Imagen 5.

Imagen 4

excel-verificar-celdasImagen 5excel-verificar-celdas-2

 

7.- Finalizamos

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Mi nombre es Fernando, soy analista de sistemas actualmente trabajo en una empresa con mas de 200 empleados que utilizan equipo de computo al cual se les da soporte en el departamento. Uno de mis pasatiempos fuera de la empresa es escribir artículos para PortalMasTips donde documento los problemas, inquietudes y detalles interesantes que se presentan.

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