Al estar manipulando una hoja de Excel agregamos sin darnos cuenta algún tipo de formato o información en celdas fuera de rango a las que estamos utilizando; esto sucede con frecuencia al copiar información tal como tablas, columnas, etc. y al momento de guardar nos damos cuenta que el documento incrementa significativamente su peso o también en algunas ocasiones nos marca un mensaje de “Memoria insuficiente”, o también otro tipo de comportamiento inusual el cual quitar el exceso de filas y columnas puede ayudarnos a resolver estos problemas.
Si nos despliega el Error: Excel cannot complete this task with available resources. Choose less data or close other applications. / Excel no puede completar esta tarea con los recursos disponibles. Elija menos datos o cierre otras aplicaciones.
También si el documento Excel incrementa significativamente su peso sin tener mucha información u otros comportamientos ajenos a lo que estamos trabajando en Excel, eliminar filas en blanco de Excel, Eliminar celdas en blanco, Eliminar espacios en blanco puede resolver algunos errores y también reducir el peso del archivo Excel.
Nota: Antes de realizar cualquiera de los siguientes procesos se recomienda realizar una copia del documento para evitar perdidas de información.
Eliminar filas en blanco en Excel y limpiar formato
Eliminarlas celdas en blanco o las filas en blanco en Excel se puede realizar automáticamente aun que no siempre es recomendado ya que este puede no eliminar o limpiar todas las celdas necesarias, lo mejor es realizarlo manualmente ya que nosotros conocemos nuestro documento y sabemos con certeza donde finalizan las celdas utilizadas.
Primeramente para comenzar a quitar espacios en blanco Excel
1.- Descargamos el siguiente Add In (Complemento) -Realizado por un tercero-.
[wpdm_package id=6721 template=”link-template-calltoaction3.php”]
2.- Abrimos el documento al que vamos a eliminar las celdas en blanco.
3.- También abrimos el documento que descargamos XSFormatCleaner dando doble clic sobre este.
4.- Nos aparecerá un mensaje de alerta y le damos en Enable Macros (Habilitar Macros).
5.- Se agregara una pestaña en la parte superior llamada ADD-INS, vamos a esta y damos clic en Clear Excess Rows/Columns. (Algunas ocasiones solo carga la primera opción, debemos nuevamente regresar al paso 3 sin cerrar el documento)6.- Al finalizar nos mostrara que se limpio el exceso de formato (En ambas opciones muestra el mismo mensaje aun que debería ser exceso de renglones y columnas).
7.- Guardamos y listo
Nota: En algunos documentos no logra limpiar el exceso de renglones y columnas cuando sea el caso se realizar el proceso manual a continuación se mostrara como.
Eliminar celdas en blanco y limpiar formato Manualmente
1.- Seleccionamos todas las columnas vacías hacia la derecha de la ùltima columna que tiene datos; lo podemos hacer seleccionando las cabeceras; esto lo hacemos:
1.1.- Damos clic sobre el encabezado de la primer columna vacía para seleccionarla toda y CTRL + SHIFT + Flecha a la derecha para seleccionar el resto de las columnas a la derecha de la primer columna vacia Ver: Imagen 1 (Asegurándonos que en realidad no tenga información; podemos verificar posicionándonos en la primer celda de la columna y presionar las teclas CTRL + Flecha abajo [o Flecha Izquierda para los renglones] si esta finaliza en el renglón 65536 en Excel 97 al 2003 o en el renglón 1048576 en Excel 2007 en adelante la columna esta vacia Ver: Imagen 2 de lo contrario se detendrá en la celda que tenga información Ver: Imagen 3)
Imagen 1
Imagen 2
Imagen 3
2.- En el Menu Editar (Edit) (versiones de Excel 97 – 2003) o Inicio (Home) [Versión Excel 2007 – en adelante] damos clic en Borrar Todo (Clear All).
Nota: Si no se elimina completamente el formato/información tendrá que dar clic derecho Eliminar (Delete) para remover completamente la celdas.
3.- Ahora para limpiaremos los renglones el cual sera un proceso similar al anterior. Damos clic sobre el encabezado del primer renglón vacio para seleccionarlo todo y CTRL + SHIFT + Flecha a bajo para seleccionar el resto de los renglones abajo del primer renglón vacio (Asegurándonos que este vacio de la forma mencionada en el paso 1.1).
4.- En el Menu Editar (Edit) (versiones de Excel 97 – 2003) o Inicio (Home) [Versión Excel 2007 – en adelante] damos clic en Borrar Todo (Clear All).
5.- Guardamos el archivo, cerramos y abrimos nuevamente.
6.- Verificamos nuestro trabajo, nos posicionamos en la primer celda [A:1] Ver: Imagen 4, presionamos las teclas CTRL + END (Fin) esto nos llevara a la ultima celda con formato o información Ver: Imagen 5.
Imagen 4
Imagen 5
En este punto ya conocemos como:
- Quitar espacios en blanco Excel
- Como quitar espacios en Excel
- Eliminar filas vacías Excel
- Quitar celdas en blanco Excel
En caso haber realizado los pasos al pie de la letra y continúa presentando el error nos puedes escribir en el formulario de contacto enviándonos el archivo en cuestión.
Si te gustó este artículo sobre Excel, te invitamos a seguir aprendiendo a utilizar esta importante herramienta, a través de nuestro artículo sobre ¿Cómo alternar colores en filas de Excel? En Portalmastips tenemos mucha más información sobre esto, así que revisa el resto de nuestro contenido, cuando quieras.
