Excel es una herramienta con mucho potencial, sin embargo, una de las cosas más complicadas suele ser los gráficos, por ello, hoy vamos a guiarte a través de una forma sencilla para que aprendas cómo graficar en Excel sin que te tome demasiado tiempo y obtengas los resultados que necesitas.
La importancia de saber graficar en Excel
Saber graficar en Excel es uno de los conocimientos más importantes cuando se trabaja con este programa pues podremos hacer gráficos comparativos de datos cada vez que los necesitemos.
Cuando se elaboran informes con gráficos la información se muestra de una forma más clara y concisa. Muchas veces los valores y porcentajes no son bien apreciados cuando se muestran en números simplemente así que, para ello, Excel permite que podamos hacer gráficos para representar tales datos.
Los gráficos que podemos hacer con Excel son sencillos y se explican por sí solos, pero no por ello podemos olvidarnos de la correspondiente leyenda que debe llevar cada gráfico.
Cómo hacer gráficos con Excel
Veamos paso a paso como podemos graficar en Excel.
- Para comenzar debemos contar con una tabla de datos la cual rellenaremos con la información que vamos a necesitar.
- Seguidamente, se van a ir “sombreando” con el mouse aquellos datos que se necesiten llevar a gráficos. La tabla que usemos debe contar solo con dos celdas dado que si son muchas entonces el gráfico será menos claro.
- Después vamos a ir a la barra de herramientas del programa y vamos a buscar la opción de insertar gráficos. Allí el programa pasará a mostrarte diferentes tipos de gráficos, elige el más conveniente de acuerdo a la información que vayas a presentar.
- Seguidamente, verás que la barra de tareas muestra varias opciones para que puedas cambiar el fondo y también el color del gráfico. Verás la opción diseño rápido, la cal te mostrará diseños predeterminados del programa para que no tengas que hacerlo por ti mismo si no lo deseas.
- Verifica que todos los datos sean correctos. En caso de que quieras cambiar uno en particular, haz doble clic en el titulo para que te permita la modificación.
En este punto tu gráfico ya estará listo, pero si no te gusta como ha quedado debes hacer lo siguiente:
- Dirígete hasta la barra de tareas y ubica la opción cambiar tipo de gráfico. Se abrirá un menú y te mostrará diferentes alternativas.
- En la parte derecha verás un menú que sirve para que edites el fondo del gráfico, allí seleccionarás el color que más se ajuste al tipo de informe.
- Finalmente, dirígete nuevamente a la barra de tareas, allí localiza la opción diseño, ingresa a ella y localiza mover gráfico a una nueva hoja y allí saldrán 2 pestañas. En una saldrán reflejados los datos mientras que en la otra se encontrará el gráfico.
Como verás en unos cuantos pasos ya tendrás listo tu gráfico de Excel. Aunque, si no has logrado entender del todo puedes visitar este post para que tengas mas información justo aquí
Los gráficos que hagas con Excel pueden ser mejorados con los siguientes consejos.
- Nunca incorpores una gran cantidad de datos en un mismo gráfico pues dificultará enormemente la comprensión de este al intentar graficar en excel. Puede que tú lo entiendas porque lo has hecho, pero debes hacérselo fácil a las personas que van a leerlo. Además, los gráficos con demasiada información son molestos a primera vista.
- Elige adecuadamente los colores de los círculos, columnas, tablas, etc. Y el fondo para evitar que haya dificultad visual por mal contraste.
- Evita sobrecargar el gráfico, es decir, no es necesario que incorpores imágenes, logotipos, nombres, etc. Esto puede llegar a ser confuso y en vez de aportar valor puede restar.
- Evita que haya una desproporción desmedida cuando representas los datos. Debe haber siempre un equilibrio visual entre todos los elementos del gráfico para que sea atractivo.
- Si vas a hacer un gráfico circular, de columnas o barras, es recomendable que dispongas los datos e información de menor a mayor. Así se organizará mejor en el gráfico y la interpretación será mucho mejor.
- No es recomendable usar varios colores para cada barra o columna. Para todo el mismo color será suficiente pues la diferencia en tamaño será lo suficientemente notable para diferenciar los datos representados.
- Si deseas hacer gráficos en 3D porque los ves más atractivos, trata de que la información que vayas a plasmar sea poca pues de por si un gráfico en 3D puede prestarse a la distorsión de los datos. Será mucho, pero si nuestro gráfico se encuentra sobrecargado de información.
- Si es un informe de tu compañía o negocio, trata de incorporar los colores que identifiquen a la marca en el gráfico. Esto hará que se vea mucho más profesional y que se ha invertido tiempo en el diseño de la presentación.
¿Barras, circunferencias o columnas?
Si observamos detenidamente un gráfico de Excel veremos que hay diferentes formas de representar la información pero ¿Cómo saber cuál es la más adecuada para nuestro gráfico?
No es lo mismo un gráfico con líneas, columnas, barras o circunferencias, las representaciones deben elegirse de acuerdo a los datos que vamos a presentar, te mostraremos algunas sugerencias que mejorarán la forma como representas los datos.
- Pastel o circunferencia: Puedes elegir esta forma de representación cuando vayas a mostrar datos de un mismo elemento.
- Barras o columnas: Son los más empleados puesto que son muy versátiles y pueden usarse para comparar diferentes elementos entre sí. Son los más recomendables cuando nos disponemos a hacer una comparativa de datos que incrementan o disminuyen pues se muestran con mucha más claridad.
- Líneas: Tiene una función similar a las barras, pero estas van de forma horizontal. Se recomienda usar gráficas de líneas cuando se van a mostrar datos que van en una línea de tiempo. De esta forma, se puede ver la transformación de los valores en un lapso específico.
Con esta guía ya sabes cómo graficar en Excel de forma sencilla y obtener resultados impecables. Luego de esto podras hacer muchos graficos en excel, por lo que el siguiente articulo te ayudara: Funcion SI / IF en Excel
