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¿Cómo combinar correspondencia en Word?

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La función de “Mail Merge” o “combinar correspondencia” en Word se utiliza con mayor frecuencia para imprimir o enviar correos electrónicos en forma de cartas a múltiples destinatarios. Con Combinar correspondencia, puedes personalizar fácilmente cartas para destinatarios individuales. También se utiliza para crear sobres o etiquetas en grandes cantidades.

Esta función funciona de la misma manera en todas las versiones modernas de Microsoft Word, como las de 2010, 2013 y 2016.

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  1. En un documento en blanco de Microsoft Word, haz clic en la pestaña Correspondencia y, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haz clic en Iniciar Combinar correspondencia.
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  2. Haz clic en Asistente para Combinar correspondencia paso a paso.
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  3. Selecciona el tipo de documento. En esta demostración seleccionaremos Cartas. Haz clic en Siguiente: Elegir el documento inicial.
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  4. Selecciona el documento inicial. En esta demostración usaremos el documento actual (en blanco). Selecciona Usar el documento actual y luego haz clic en Siguiente: Seleccionar destinatarios.
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  5. Nota: Al seleccionar Comenzar desde un documento existente (que no estamos haciendo en esta demostración) cambia la vista y te da la opción de elegir tu documento. Después de elegirlo, el Asistente para Combinar correspondencia vuelve a Usar el documento actual.
  6. Selecciona destinatarios. En esta demostración crearemos una nueva lista, así que selecciona Escribir una nueva lista y luego haz clic en Crear.
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  7. Crea una lista añadiendo datos en el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones y haz clic en Aceptar.
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  8. Guarda la lista.
  9. Observa que, una vez creada la lista, el Asistente para Combinar correspondencia vuelve a Usar una lista existente y tienes la opción de editar la lista de destinatarios.
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  10. Seleccionar Editar lista de destinatarios abre el cuadro de diálogo Destinatarios de Combinar correspondencia, donde puedes editar la lista y seleccionar o deseleccionar registros. Haz clic en Aceptar para aceptar la lista tal como está.
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  11. Haz clic en Siguiente: Escribe tu carta.
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  12. Escribe la carta y añade campos personalizados.
  13. Haz clic en Bloque de dirección para añadir las direcciones de los destinatarios en la parte superior del documento.
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  14. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de dirección, marca o desmarca las casillas y selecciona las opciones de la izquierda hasta que la dirección aparezca como deseas.
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  15. Nota que puedes usar Coincidir campos para corregir cualquier problema. Al hacer clic en Coincidir campos se abre el cuadro de diálogo Coincidir campos, en el cual puedes asociar los campos de tu lista con los campos requeridos por el asistente.
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  16. Presiona Enter en tu teclado y haz clic en “Línea de saludo…” para introducir un saludo.
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  17. En el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo, elige el formato de la línea de saludo haciendo clic en las flechas desplegables y seleccionando las opciones de tu elección, y luego haz clic en Aceptar.
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  18. Observa que el bloque de dirección y la línea de saludo están rodeados por chevrons (« »). Escribe una carta corta y haz clic en Siguiente: Previsualizar tus cartas.
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  19. Previsualiza tu carta y haz clic en Siguiente: Completar la combinación.
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  20. Haz clic en Imprimir para imprimir tus cartas o en Editar cartas individuales para personalizar algunas o todas las cartas.
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Esta fue nuestra guía de cómo combinar correspondencia en Microsoft Word paso a paso. Esperamos que ahora puedas aprovechar al máximo esta función y si no, pronto habrá un artículo en Portalmastips que te enseñe a hacerlo. Recuerda que también puedes revisar nuestro artículo sobre cómo abrir archivos .page en Word paso a paso, para que aprendas nuevos trucos para esta aplicación.