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Excel – Eliminar celdas en blanco (No utilizadas)

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Algunas ocasiones al estar manipulando una hoja de Excel agregamos sin darnos cuenta algún tipo de formato o información en celdas fuera de rango a las que estamos utilizando; esto sucede con frecuencia al copiar información -tal como tablas, columnas, etc.- y al momento de guardar nos damos cuenta que el documento incrementa significativamente su peso o también en algunas ocasiones nos marca un mensaje de “Memoria insuficiente”, o también otro tipo de comportamiento inusual el cual quitar el exceso de filas y columnas puede ayudarnos a resolver estos problemas.

Si nos despliega el Error: Excel cannot complete this task with available resources. Choose less data or close other applications. / Excel no puede completar esta tarea con los recursos disponibles. Elija menos datos o cierre otras aplicaciones. Excel - Out of Memory

También si el documento Excel incrementa significativamente su peso sin tener mucha información u otros comportamientos extraños, podemos eliminar las celdas en blanco para resolver algunos errores.

Nota: Antes de realizar cualquiera de los siguientes procesos se recomienda realizar una copia del documento para evitar perdidas de información.

Eliminar celdas en blanco y limpiar formato

Realizarlo automáticamente no siempre es recomendado ya que este puede no eliminar o limpiar todas las celdas necesarias, lo mejor es realizarlo manualmente ya que nosotros conocemos nuestro documento y sabemos con certeza donde finalizan las celdas utilizadas.

1.- Descargamos el siguiente Add In (Complemento) -Realizado por un tercero-.

Icon

XSFormatCleaner 44.00 KB 840 downloads

...

2.- Abrimos el documento al que vamos a eliminar las celdas en blanco.

3.- También abrimos el documento que descargamos XSFormatCleaner dando doble clic sobre este.

4.- Nos aparecerá un mensaje de alerta y le damos en Enable Macros (Habilitar Macros).Add in - Eliminar celdas en blanco5.- Se agregara una pestaña en la parte superior llamada ADD-INS, vamos a esta y damos clic en Clear Excess Rows/Columns. (Algunas ocasiones solo carga la primera opción, debemos nuevamente regresar al paso 3 sin cerrar el documento)Add in - Eliminar celdas en blanco (2)Ed6.- Al finalizar nos mostrara que se limpio el exceso de formato (En ambas opciones muestra el mismo mensaje aun que debería ser exceso de renglones y columnas).Add in - Eliminar celdas en blanco (3)

7.- Guardamos y listo

Nota: En algunos documentos no logra limpiar el exceso de renglones y columnas cuando sea el caso se realizar el proceso manual a continuación se mostrara como.

Eliminar celdas en blanco y limpiar formato Manualmente

1.- Seleccionamos todas las columnas vacias hacia la derecha de la ùltima columna que tiene datos; lo podemos hacer seleccionando las cabeceras; esto lo hacemos:

1.1.- Damos clic sobre el encabezado de la primer columna vacia para seleccionarla toda y CTRL + SHIFT + Flecha a la derecha para seleccionar el resto de las columnas a la derecha de la primer columna vacia Ver: Imagen 1 (Asegurándonos que en realidad no tenga información; podemos verificar posicionándonos en la primer celda de la columna y presionar las teclas CTRL + Flecha abajo [o Flecha Izquierda para los renglones] si esta finaliza en el renglón 65536 en Excel 97 al 2003 o en el renglón 1048576 en Excel 2007 en adelante la columna esta vacia Ver: Imagen 2 de lo contrario se detendrá en la celda que tenga información Ver: Imagen 3)

Imagen 1imagen-1-eliminar-celdas-en-blanco

Imagen 2imagen-2-eliminar-celdas-en-blanco

Imagen 3imagen-3-eliminar-celdas-en-blanco

 2.- En el Menu Editar (Edit) (versiones de Excel 97 – 2003) o Inicio (Home) [Versión Excel 2007 – en adelante] damos clic en Borrar Todo (Clear All).excel-borrar-todo

Nota: Si no se elimina completamente el formato/información tendra que dar clic derecho Eliminar (Delete) para remover completamente la celdas.

3.- Ahora para limpiaremos los renglones el cual sera un proceso similar al anterior. Damos clic sobre el encabezado del primer renglón vacio para seleccionarlo todo y CTRL + SHIFT + Flecha a bajo para seleccionar el resto de los renglones abajo del primer renglón vacio (Asegurándonos que este vacio de la forma mencionada en el paso 1.1).ejemplo-excel-seleccion-renglon

4.- En el Menu Editar (Edit) (versiones de Excel 97 – 2003) o Inicio (Home) [Versión Excel 2007 – en adelante] damos clic en Borrar Todo (Clear All).

5.- Guardamos el archivo, cerramos y abrimos nuevamente.

6.- Verificamos nuestro trabajo, nos posicionamos en la primer celda [A:1] Ver: Imagen 4, presionamos las teclas CTRL + END (Fin) esto nos llevara a la ultima celda con formato o información Ver: Imagen 5.

Imagen 4

excel-verificar-celdasImagen 5excel-verificar-celdas-2

 

7.- Finalizamos

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